10. من سيقوم بكلّ هذه المهام ؟ تعيين الموظفين والموارد

تُنظّم كل مجموعة نفسها بشكل مختلف عن الأخرى، وتخصص مقداراً مختلفاً من الموارد لاتصالاتها. ولعلّ أحد أسباب العمل على التمارين والخطوات الواردة في هذا الدليل هو فهم العمل المطلوب بشكل واضح، فضلاً عن الأدوار التي يجب إسنادها، وعدد الأشخاص المطلوبين، والعمل الذي يجب إعطاؤه الأولوية وإدراجه في خانة الخطوات الملحة، وذلك الذي يمكن إنجازه في وقت لاحق.

بعد أن تحيط بشكل واضح بما هو مطلوب، ستكون أكثر جهوزية لتنظيم فريقك بطريقة توزّع أعباء العمل بشكل منطقي، وستعرف ما إذا كنت بحاجة إلى الاستعانة بموظفين إضافيين بدوام كامل، أو التعاقد مع موظفين مؤقتين، أو حشد متطوعين.

تبعاً لعدد موظفيك ونوع العمل الذي تريد إنجازه، تتنوّع طرق تشكيل فريق الاتصالات. قد تفضل تشكيل فريق من شخص واحد يكون مسؤولاً عن كل شيء، أو ترتئي تشكيل فريق كبير على درجة كبيرة من التوزع والتخصص. كما يمكن أن توسّع فريقك أو تقلّص حجمه تبعاً لموقعك الحالي في الانتخابات القادمة. في الواقع، ليس من مقاربة أو تصميم صحيح واحد. احرص فقط على أن يكون لديك عدد كاف من الموظفين بأي طريقة تتيح لك تنفيذ خطة الاتصالات بأعلى قدر من الفعالية والكفاءة.

(MOCHA) “المدير، صاحب المشروع، المستشار، المساعد، المعتمد

تمّ تعديل نموذج “موتشا” عن مركز الإدارة.

بغضّ النظر عن عدد الأشخاص في فريق الاتصالات أو عدد الموظفين في منظمتك، يساعدك نموذج “MOCHA” المعنيّ بتوزيع المسؤوليات في كلّ مشروع أو استراتيجية على توضيح من المسؤول عن ماذا، وضمان إحراز كل مشروع تقدماً إلى الأمام. يوزع نموذج “MOCHA” الأدوار التالية على كلّ هدف، أو مشروع، أو استراتيجية:

• المدير: يوزّع المدير المسؤوليات ويحاسب صاحب المشروع. يطرح المدير الأسئلة الصعبة، ويراجع مدى التقدم نحو تحقيق الأهداف، ويشكّل مورداً مفيداً، ويتدخل إذا حاد العمل عن المسار المطلوب أو دعت الحاجة إلى التعامل مع الاحتياجات بطريقة مختلفة.
• صاحب المشروع: يكون صاحب المشروع مسؤولاً بشكل عام عن نجاح مشروع أو فشله. يضمن إنجاز العمل كله (إما بنفسه أو من خلال تكليف مساعدين للقيام بالأمر). كما يقرّر من يريد إشراكه في المشروع، وفي أي وقت، ويكون مساءلاً أمام المدير. لا يكون هناك إلا صاحب واحد لكل مشروع أو هدف.
• المستشار: المستشارون هم الأشخاص الذين يقدّمون النصح والمشورة. فيدلون بمساهماتهم أو يسجّلون آراءهم ويوقّعون على أجزاء المشروع التي تتطلب خبراتهم المحددة.
• المساعد: يقدّم المساعد العون في إنجاز بعض الأمور أو ينجز بعض جوانب العمل بنفسه.
• المعتمد: يوقّع الشخص المعتمد على كافة القرارات قبل أن تصدر بشكلها النهائي. قد يكون هذا الشخص هو نفسه المدير، كما يمكن أن يكون المدير التنفيذي، أو شريكاً خارجياً، أو مموّلاً، أو رئيساً في مجلس إدارة.

يقدّم نموذج “MOCHA” إلى فريقك تصميماً واضحاً لكن مرناً لكل مشروع. فإذا أسندت أدواراً ذات صلة لكل هدف أو مشروع سري منذ البداية، سيعرف صاحب المشروع على من يمكنه الاعتماد للحصول على المساعدة والنصيحة، ومن يجدر به إدارة العمل والمصادقة عليه، وسيفهم الجميع من هو المسؤول في نهاية الأمر على إدارة كل مشروع حتى تنفيذه بمختلف مراحله.

فضلاً عن ذلك، يفسح هذا النموذج نوعاً من المرونة ضمن الفرق وفي ما بينها. فعند وجود فريق اتصالات صغير (أو شخص واحد فقط يعالج شؤون الاتصالات)، فإنّ هذا الفريق أو الشخص قد يرزح تحت ثقل المسؤوليات ويكون غير أكيد ممن يستطيع أن يطلب المساعدة. لكن من خلال توضيح تحديد الأشخاص الآخرين في المنظمة الذين يحملون صفة “المساعد”، أو “المستشار”، أو “المدير”، أو “المعتمد”، يمكن توسيع الفرق لتحمّل عبء العمل وفق ما تقتضيه الحاجة.

من المنافع الأخرى المتأتية عن إسناد هذه الأدوار لكلّ مشروع هي أنّ هذه الطريقة تمكّنك من تقييم قدرة كل موظف بطريقة أوضح، ومعرفة ما إذا كان يملك ما يكفي من الوقت لتحقيق الأهداف والفروض الموكلة إليه. فإذا طبّقت هذه العملية على أهدافك الخمسة كلها، وكان شخص واحد يشغل صفة “صاحب” الأهداف الخمسة كلها، من دون وجود أي مساعدين، فمن المؤكد تقريباً أن يُمنى هذا الشخص بالفشل. أما إذا عمدت إلى توزيع كل دور على شخص معيّن، ولم يشعر أحد بأنه يرزح تحت ثقل الالتزامات أو أنه يتحمل فوق طاقته بالمقارنة مع الآخرين، فمن الأرجح أن يُنجز العمل بنجاح وفي الموعد المناسب.

حان دورك: MOCHA المسؤوليات والمهل و بأدوار

عد إلى خطة الاتصالات الخاصة بك، وأسند أدوار (المدير، صاحب المشروع، المستشار، المساعد، المعتمد) لكل هدف، ولكل استراتيجية كبيرة أو مشاريع مستقلة محدّدة بموجب كل هدف.

تأمّل القائمة الكاملة من المسؤوليات والمهل النهائية المقترنة بأدوار (المدير، صاحب المشروع، المستشار، المساعد، المعتمد)، ثم اطرح على نفسك الأسئلة التالية:

مساءلة الموظفين وتحديد الأولويات

مهما كانت الطريقة التي تعتمدها لتشكيل فريقك وتوزيع الأدوار، من الضروري أن يفهم كل شخص بشكل واضح ما هي مسؤولياته، وكيف تندرج هذه المسؤوليات ضمن خطة الاتصالات العامة، وأن يعي ممن يمكن أن يطلب المساعدة ومتى إذا اعتقد أنه لن يتمكّن من تحقيق أهدافه في الوقت المناسب.

فكّر في عقد اجتماعات منتظمة مع جميع الأشخاص المعنيين، للإبلاغ عن مدى تقدّمهم في العمل، وتحديد أي مشاكل يمكن أن تكون قد صادفتهم منذ البداية، والتفكير ملياً في طرق للتغلب على أي تحديات أو التحايل عليها. قد تفضّل أيضاً تفقد كل شخص بحد ذاته أو متابعة وضع أبرز الموظفين أو المتطوعين أو جميعهم. حاول أن تشكّل فريقاً خلاقاً، لا يمانع الإصغاء إلى الانتقادات. لا تلم شخصاً على فشله بل حاول أن تنشر أجواءً تشجع الجميع على الإقرار بأخطائهم والعمل معاً لحلّ المشاكل والتقدم نحو تحقيق الأهداف معاً كفريق.

لا ريب في أنه سيحين وقت تنهمر عليك واجبات العمل، وسيضطر فريق الاتصالات إلى إعطاء الأولوية لبعض جوانب العمل وإهمال البعض الآخر لفترة من الوقت. في هذا الإطار، من شأن القيام بذلك بطريقة مفتوحة وشفافة، بناءً على أهدافك المحددة، أن يساعد فريقك على فهم أي جوانب العمل ينبغي إعطاؤها الأولوية ولماذا، وذلك بهدف إنجاز الأمور الأهم وإحراز المنظمة لأكبر قدر من التقدم نحو أهدافها.