5. Comment allez-vous le dire?Identifier le meilleur format

La manière dont vous présentez votre contenu peut souvent avoir un impact aussi important que le contenu lui-même sur la façon dont il est reçu et retenu. Un message bien défini marquera le public beaucoup plus longtemps qu’un message terne ou peu attrayant. Cela vaut la peine de réfléchir à la meilleure façon de présenter votre message et votre histoire, en fonction à la fois du type d’informations que vous essayez de transmettre et de la façon dont votre public est prêt à les absorber.

Contenu écrit

Le texte est souvent le moyen préféré de relayer des informations. Il offre à l’auteur un contrôle strict sur le produit final et garantit que le message soit clair et visible.

Les communiqués de presse, les rapports écrits, les emails et les articles de blog sont des moyens courants d’écrire et de relayer des conclusions et des observations. Le plus grand piège pour ces types de communication est qu’elles peuvent être trop longues et peu engageantes. Un rapport écrit de 30 pages sur les résultats des élections ne sert à rien si personne ne lit plus que la première page. Quelques conseils à garder à l’esprit pour vos communications écrites:

• Avec tous les documents écrits, assurez-vous que les informations les plus importantes sont transmises dès le début. Demandez-vous, si quelqu’un n’a passé qu’une minute à lire ceci, aurait-il appris l’information la plus importante ? Avec des rapports plus longs, incluez un bref résumé au début qui présente vos principales conclusions.
• Utilisez dès que vous le pouvez des histoires illustratives et la structure narrative évoquées précédemment. Les gens sont plus susceptibles de rester engagés et de continuer à lire au-delà de la minute s’ils sont personnellement ou émotionnellement attirés par ce que vous écrivez. Au lieu de traiter de faits et de statistiques, concentrez-vous sur les valeurs et les enjeux personnels ou les résultats.
• Essayez d’adapter le ton, le vocabulaire et le message de l’information écrite au public. Le produit final doit refléter le langage et le ton que votre public utilise et voit habituellement. S’il s’agit d’un communiqué de presse, il doit être rédigé comme s’il s’agissait d’un article de journal. S’il s’agit d’un article de blog come invité, il doit faire écho au ton et au sentiment d’autres articles de blog. S’il s’agit d’un rapport destiné à la communauté internationale, il doit placer vos informations et conclusions dans un contexte international.

Meilleures pratiques pour rédiger un communiqué de presse

Un communiqué de presse bien rédigé doit se lire comme un article de presse – une nouvelle écrite pour refléter exactement l’histoire et l’angle que vous souhaitez. En plus des conseils généraux ci-dessus concernant tout le contenu écrit, les communiqués de presse doivent également refléter les éléments suivants:

• Le titre doit être court, concis et refléter clairement votre histoire ou vos conclusions, présenté exactement comme vous aimeriez qu’il le soit. Si un journaliste ou un membre du public lit le titre, il doit apprendre les informations les plus importantes sans avoir à lire davantage. Par exemple, Les groupes d’observation électorales mènent le comptage parallèle des résultats n’est pas un titre pertinent pour un communiqué de presse. En revanche, Des irrégularités majeures constatées au cours de la période préélectorale jettent un doute sur la crédibilité des élections, selon le groupe, est bien mieux. Il transmet les informations les plus importantes des conclusions de manière claire, au lieu de demander au public de continuer à lire pour obtenir les informations importantes. (Il n’est pas nécessaire que le titre soit une mauvaise nouvelle pour être digne d’intérêt. Résultats des élections crédibles, selon le groupe d’observateurs est toujours d’actualité et informatif tout en relayant de bonnes nouvelles.)
• Faites des phrases et paragraphes courts. C’est ainsi que les bons journalistes ont tendance à écrire, et s’ils veulent modéliser leur histoire à partir de votre communiqué de presse, c’est idéal.
• Rédigez de bonnes citations ayant un intérêt médiatique. Idéalement, vous voulez qu’un journaliste copie votre citation et l’inclue telle quelle dans un article. Rédigez une ou deux citations courtes et dignes d’intérêt qui sont attribuables à des personnalités clés de votre organisation ou mouvement. (Demandez toujours à la personne à qui la citation est attribuée d’approuver la citation !) Vous voudrez peut-être diviser la citation en deux ou trois phrases pour donner à un journaliste une flexibilité quant à la quantité qu’il souhaite publier. Exemple : «Tous les Espagnols devraient être fiers de la manière responsable, transparente et pacifique avec laquelle leurs élections se sont déroulées aujourd’hui», a déclaré Maria Garcia, présidente du Groupe d’observation des élections en Espagne. « Les observateurs électoraux se trouvaient dans plus de 200 bureaux de vote pour tout observer, de l’ouverture du scrutin au dépouillement, et n’ont vu aucune preuve d’irrégularités généralisées.» Quelle que soit la phrase de cette citation qu’un journaliste choisit de publier (ou la citation complète), elle est digne d’intérêt et informative.
• Vous pouvez inclure plusieurs citations de différents dirigeants ou de différentes organisations, assurez-vous simplement que chacun dit quelque chose de différent dans le ton et la substance.
• Incluez une phrase ou deux dans un langage standard sur votre organisation à la fin du communiqué de presse. Il doit être rédigé pour décrire votre travail et votre organisation exactement comme vous aimeriez que les agences de presse le décrivent.
• Incluez un contact de presse clair que les journalistes pourraient appeler ou contacter par e-mail pour plus d’informations.
• Bien que les médias constituent votre principal public pour un communiqué de presse, ils peuvent également être des moyens puissants de communiquer vos conclusions ou vos problèmes aux membres du public. Si vous prévoyez de publier le communiqué de presse sur votre site Web, envoyez-le par e-mail à vos membres ou publiez-le sur les réseaux sociaux et assurez-vous qu’il utilise un langage et un ton que tous les publics comprendront facilement et apprécieront.
• Connaître la différence entre un avis aux médias, une déclaration de presse et un communiqué de presse.
  1. Un avis aux médias est une invitation à la presse à venir à un événement d’actualité (conférence de presse, appel de presse, démonstration, séance photo, etc.). Il devrait contenir des détails clairs sur le moment et le lieu de l’événement, qui sera présent et pourquoi il est digne d’intérêt.
  2. Une déclaration de presse est une citation que les journalistes peuvent utiliser dans leurs articles. Elle doit être considérablement plus courte qu’un communiqué de presse, contenir une phrase ou deux sur le contexte ou l’événement déclencheur, suivi d’une citation d’actualité pour la presse et d’une phrase ou deux sur le travail et la mission de l’organisation. (Remarque: une déclaration de presse n’est pas la même chose qu’une déclaration ou un rapport d’observation - voir ci-dessous.)
  3. Enfin, un communiqué de presse est le plus long de ces trois types de documents médiatiques. Il doit être rédigé dans le style d’un reportage et présenté de la manière dont vous souhaitez que les médias présentent votre travail, votre problématique ou vos conclusions. Voir Ressources supplémentaires pour des exemples de communiqués de presse de YIAGA AFRICA au Nigéria et PACE au Myanmar.
• Assurez-vous de traduire vos documents de presse en anglais afin de les rendre facilement accessibles aux médias internationaux.

Meilleures pratiques pour la rédaction d’énoncés d’observation et d’autres rapports

Une déclaration ou un rapport d’observation est un document plus long (qui peut être résumé dans un communiqué de presse et / ou une déclaration de presse) destiné à transmettre au public les conclusions et recommandations issues des efforts d’observation de votre organisation. La plupart des organisations d’observation électorale publieront des déclarations périodiques sur l’environnement pré-électoral ainsi qu’une ou plusieurs déclarations sur la conduite des processus le jour du scrutin et un rapport final qui fournira une analyse complète de tous les aspects de l’élection observée. Ces documents constituent un des documents écrits importants relatant les problèmes d’intégrité électorale apparus au cours d’un cycle électoral donné. Ils présentent également les conclusions de votre groupe sur les succès majeurs et les lacunes du processus électoral, permettant ainsi aux parties prenantes électorales de fixer des repères pour les élections futures et d’établir des programmes clairs pour la réforme électorale. En plus des conseils généraux fournis ci-dessus concernant tout le contenu écrit, les déclarations d’observation ou les rapports doivent refléter ce qui suit:

• Même si les déclarations d’observation fournissent un examen approfondi de vos résultats d’observation, gardez à l’esprit que votre public n’est pas constitué que d’experts électoraux. Présentez clairement les résultats et assurez-vous d’expliquer le jargon électoral. Par exemple, ne supposez pas que les lecteurs comprendront le nom des méthodes spécialisées, du matériel ou des documents pouvant être utilisés pendant le processus électoral.
• Incluez un bref résumé de vos conclusions, principales constatations et recommandations prioritaires ; cela peut également servir de base au contenu de tout communiqué de presse concernant la déclaration.
• Incluez une explication de votre méthodologie d’observation qui met en évidence la manière dont les observateurs ont été déployés et ont collecté des informations.
• Incluez une section fournissant des informations plus détaillées sur vos résultats et votre analyse. Lorsque cela est possible, cela peut être divisé en sous-sections pour mieux organiser vos résultats. Par exemple, une déclaration d’observation à long terme peut inclure les sous-sections «Inscription des électeurs», «Événements de la campagne» ou «Processus de nomination des candidats».
• Incluez une section pour les recommandations spécifiques, réalistes, ciblées et basées sur des actions.
• Lorsque nécessaire, faites référence aux normes et engagements internationaux ou régionaux (tels que la Déclaration des principes mondiaux pour l’observation et le contrôle non partisans des élections par les organisations de citoyens; le Pacte international relatif aux droits civils et politiques, Observation générale 25; la Charte africaine de la démocratie, des élections, et Gouvernance; ou le Document de Copenhague de l’OSCE).
• Intégrez de manière stratégique la visualisation des données, telles que des graphiques, des cartes, des infographies ou des photographies, en particulier si vous souhaitez mettre en évidence une découverte particulière ou si la visualisation facilite la compréhension.
• Faites attention au ton et au choix des mots dans vos déclarations. Évitez les propos incendiaires ou les mots qui pourraient résonner auprès de votre public d’une manière différente que celle que vous aviez prévue.
• Tout comme les communiqués de presse, essayez toujours de traduire les rapports en anglais pour attirer un public plus international.

De plus, assurez-vous de définir à l’avance des attentes raisonnables avec votre public concernant le moment de vos déclarations d’observation, en particulier celles concernant le jour du scrutin ; vous devez prévoir suffisamment de temps pour collecter, nettoyer et analyser toutes vos données d’observation. De plus, lorsque vous savez que vous aurez besoin d’une déclaration dans un court laps de temps (par exemple le jour du scrutin ou immédiatement après), réfléchissez aux parties d’une déclaration d’observation qui peuvent être rédigées à l’avance (comme la section méthodologie) et ayez un plan de déclaration préparé et validé par la direction avant cette date afin que le contenu ou les conclusions puissent être insérés rapidement une fois finalisés. Vous pouvez également préparer à l’avance la visualisation des données, telles que des infographies.

Contenu visuel

De nombreuses personnes sont des apprenants visuels et retiennent mieux les informations si elles leur sont présentées sous une forme graphique ou visuelle. De plus, les représentations visuelles peuvent parfois condenser des idées ou des sujets complexes d’une manière plus facilement compréhensible pour tout le monde. Voici quelques conseils pour créer un contenu visuel mémorisable:

• Les photographies peuvent être un moyen puissant et émotionnel de renforcer votre message. Les meilleures photographies se concentrent sur les individus et les détails, pas sur les décors ou les foules. Si vous prévoyez d’utiliser la photographie dans vos supports de communication, vous devrez créer un plan clair indiquant qui prendra les photos, quand, de quoi, et comment ces photographies seront partagées avec vous. Vous vous assurerez également que la photo soit exacte - idéalement, vos bénévoles, vos employés ou tout autre personne digne de confiance sera le photographe. Demandez la permission aux gens avant de prendre leur photo, en particulier dans des situations dangereuses ou compromettantes.
  • Soyez conscient de la mise en place, de l’éclairage et de l’arrière plan de vos photos. Par exemple, en tant que groupe d’observateurs, vous conduisez probablement beaucoup de formations et vous pourriez finir par avoir beaucoup de photos liées à la formation. N’utilisez que les plus convaincantes et recherchez une variété de paramètres et de participants. Assurez-vous que le contenu visuel de votre site Web ou de vos réseaux sociaux comprenne d’autres photos au-delà de celles formations.
  • Si vous avez les ressources nécessaires pour engager un photographe professionnel pour des événements importants, pensez à le faire. De bonnes photographies d’événements ou des photos de manifestations, de rassemblements, de formations ou d’autres points de repère importants peuvent être utilisées pour les rapports, les réseaux sociaux, les sites Web, le matériel des donateurs, le matériel promotionnel, et bien plus encore. Si vous ne pouvez pas engager un photographe professionnel, voyez si un membre de votre groupe est prêt à offrir son temps et ses compétences en photographie. Vous pourriez également investir dans un appareil photo numérique de meilleure qualité que ceux dont sont pourvus les smartphones (bien que les nouveaux smartphones soient équipés d’appareils de plus en plus performants).
• Les graphiques et les infographies peuvent condenser des concepts ou des données complexes dans un format facile à comprendre et à conserver. Lorsque vous créez des graphiques ou des infographies, ne compliquez pas trop les choses et n’ajoutez pas trop de texte. Le produit final doit faire valoir votre point de vue de manière claire et succincte à quiconque parcourant les fils d’actualité sur les réseaux sociaux. Pour aider à atteindre cette simplicité et cette clarté, pensez à trois à cinq points que vous voulez être sûr de faire, puis proposez un visuel clair et une explication en une phrase pour chacun. Essayer de transmettre plus d’une idée ou statistique dans un seul graphique rend les informations très difficiles à digérer et retenir.
  • Si possible, utilisez un graphiste pour concevoir vos graphiques et infographies. Si vous ne pouvez pas vous permettre d’en embaucher un, voyez si quelqu’un parmi vos membres est prêt à donner de son temps et de ses compétences. Un concepteur professionnel vous aidera à éviter les erreurs courantes comme un graphique trop encombré, trop compliqué ou utilisant des polices et des couleurs contradictoires.
• Les mèmes visuels et les GIF peuvent être un moyen amusant et engageant de communiquer avec les gens sur les réseaux sociaux, mais seulement s’ils ont vraiment un sens avec le point que vous essayez de faire valoir et si vous pouvez les utiliser de manière authentique. Rien n’est pire qu’une organisation qui essaie de placer son message dans le mème du jour, et les gens vous le feront savoir que cela ne sonne pas vrai.
• L’animation peut aider à condenser des idées complexes en concepts simples et plus faciles à comprendre et peut facilement incorporer de l’humour pour engager votre public.
• Soyez créatif sur d’autres façons de raconter visuellement votre histoire. Peut-être qu’un illustrateur ou un romancier peut créer un explicatif ou un récit de style bande dessinée, ou qu’un artiste peut créer des affiches ou des dépliants visuellement frappants que vous pouvez distribuer.

Contenu audio et vidéo

Le contenu audio et vidéo peut être idéal pour capturer des histoires, transmettre des informations dans un court laps de temps et se connecter émotionnellement avec votre public. Voici quelques conseils pour produire un excellent contenu vidéo ou audio:

• Qualité du film : il n’existe pas de règle unique pour la qualité d’une vidéo, mais la qualité doit refléter le message le plus large et le point que vous essayez de faire passer. Une vidéo de l’intérieur d’un bureau de vote prise sur un téléphone portable ou au milieu d’une manifestation peut être tremblante ou granuleuse, mais cela traduit l’authenticité. Cependant, une vidéo explicative destinée à établir votre professionnalisme et votre expertise doit être bien filmée et bien éditée pour faire passer ce point.
• Durée : il n’y a pas non plus de règle unique pour la durée de votre vidéo. Comme pour le texte, assurez-vous d’inclure les informations les plus importantes dès le début de votre vidéo. Les gens regarderont rarement au-delà de la première minute, et sur les réseaux sociaux, ils ne regarderont probablement pas au-delà de 10 secondes. Commencer par une introduction sur le sujet ou sur l’orateur fait perdre de précieuses secondes qui ne transmettent pas les informations les plus importantes. Tout en restant concis et en allant droit au but rapidement, vous devez prendre le temps dont vous avez besoin pour transmettre efficacement vos informations, votre récit et votre point de vue.
• Son : si vous produisez des clips audios pour les réseaux sociaux, la radio ou le podcasting, essayez de capturer un son clair et de bonne qualité. Les gens sont plus indulgents avec les mauvais visuels que les sons de mauvaise qualité. Si vous menez une interview, faites-la dans un endroit calme, de préférence avec un bon microphone. Si vous essayez de capturer des sons ambiants ou des bruits de foule, soyez à nouveau conscient de l’endroit où porte votre microphone et de ce qu’il capture afin de conserver un son clair et de bonne qualité.
• Si vous prenez des clips vidéo ou audio avec votre téléphone, sachez que le microphone sera plus proche de vous que de votre sujet. Le microphone sera plus susceptible de capter vos instructions ou la partie de votre conversation en raison de la proximité. Pour faciliter la correction ou la modification ultérieure, évitez de parler de votre sujet. Laissez votre sujet dire tout ce qu’il a besoin de dire sans interruption, puis posez la question suivante ou donnez l’instruction suivante lorsqu’il a fini de parler.
• Sous-titres: si vous prévoyez de publier votre vidéo sur les réseaux sociaux, assurez-vous d’inclure des sous-titres. La plupart des personnes qui parcourent Facebook ou Instagram n’auront pas le son activé. De plus, si les personnes présentes dans la vidéo parlent dans la langue locale, vous pouvez envisager des sous-titres en anglais, en particulier si votre public est la communauté internationale.

Vidéo en streaming en direct

Facebook, Twitter, Instagram, YouTube et certains réseaux sociaux régionaux permettent désormais la diffusion en direct, ce qui peut être un outil puissant. La diffusion en direct vous permet principalement de devenir votre propre chaîne de télévision, d’organiser votre propre contenu et de montrer les événements qui se déroulent en direct et non édités. Le streaming en direct est bon pour transmettre l’urgence et / ou pour interagir avec votre public. C’est un excellent outil pour diffuser des événements sur le terrain au fur et à mesure de leur déroulement ou pour dialoguer avec vos spectateurs. De plus, votre vidéo en direct peut également être archivée et partagée pour être visionnée plus tard par vos abonnés. Voici quelques conseils pour réussir votre diffusion en direct:

• Logistique : assurez-vous de disposer de la bande passante et de la batterie. La diffusion en direct nécessite une connexion Internet ou de données fiables et consomme beaucoup d’énergie si vous diffusez en direct via un téléphone portable. Planifiez ce que vous devez faire si Internet tombe en panne avant ou pendant votre diffusion en direct.
• Sensibilisation : dites aux gens que vous serez en direct. Annoncez votre diffusion en direct à l’avance afin que les gens sachent comment et quand se connecter. Facebook vous permet même de « réserver » une heure de diffusion en direct afin que vous puissiez faire circuler le lien à l’avance. Demander à vos interlocuteurs de poser des questions ou faire des commentaires en amont de la diffusion en direct, si vous comptez y répondre.
• Répétition : répétez sans cesse vos principaux points. Votre public sera à l’écoute pour de petits intervalles. De nouvelles personnes se joindront en continu. Assurez-vous de fréquemment vous présenter, ainsi que de répéter vos points principaux et votre objectif.
• Faites un plan : une diffusion en direct n’est pas une excuse pour faire une heure improvisée. Pensez à ceux qui apparaîtont en direct et préparez-les autant que possible : quelles informations êtes-vous sûr de vouloir transmettre, sur quels messages mettre l’accent, quelles questions poserez-vous, etc.
• Outils : des logiciels comme la plate-forme OBS vous permettent de produire des directs assez sophistiqués gratuitement ou à bas prix. Vous pouvez les diffuser sur plusieurs plates-formes, insérer des légendes ou des tiers inférieurs, ou d’autres graphiques, ajouter des commentaires à un autre direct, etc.

A VOTRE TOUR :

Regardez vos objectifs, votre public et vos messages. Réfléchissez à différentes façons de présenter chaque message qui impactera le plus l’audience que vous ciblez et qui fera progresser vos objectifs.

Soyez créatifs sur les produits de communication que vous souhaitez produire et sur la manière dont vous pourriez les réutiliser pour communiquer avec plusieurs publics.

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