10. ¿Quién hará todo este trabajo?Personal y recursos

Todo grupo está organizado de distinto modo y tiene distinta cantidad de recursos que dedicar a sus comunicaciones. Parte de la razón para hacer los ejercicios y seguir los pasos en esta guía, es comprender claramente qué trabajo se necesita hacer, qué roles se deben cumplir y por cuántas personas, y qué trabajo se debe priorizar y es urgente, y cuál puede esperar un momento posterior.

Una vez que comprenda qué se debe hacer, estará en mejores condiciones para estructurar su equipo en forma tal que divida la carga laboral, y sabrá si necesita más empleados a tiempo completo, empleados contratados o voluntarios.

Hay varias formas de estructurar un equipo de comunicaciones, dependiendo de cuántas personas tenga en su personal y de qué trabajo necesite cumplir. Tal vez tenga un equipo de comunicaciones unipersonal cuya labor es hacer todo, o tal vez cuente con un equipo grande sumamente segmentado y especializado. Su equipo puede crecer y reducirse dependiendo de dónde se encuentre en relación con las próximas elecciones. No hay un solo enfoque o estructura correcta, sola asegúrese de tener el personal que le permita efectuar su plan de comunicaciones tan eficiente y eficazmente como pueda.

MOCHA

El modelo MOCHA model fue adaptado de The Management Center http://www.managementcenter.org/wp-content/uploads/2015/08/MOCHA-for-managers.pdf

Independientemente de cuántas personas haya en su equipo de comunicaciones o el personal de su organización, el modelo MOCHA con el cual asignar responsabilidades a cada proyecto o estrategia puede ayudar a esclarecer quién está a cargo de qué, y se asegura de que el proyecto avance. Este modelo asigna los siguientes roles a cada meta, proyecto o estrategia:

• Administrador (Manager): el administrador asigna las responsabilidades y hace que el propietario rinda cuentas. Él hace las preguntas difíciles, revisa el avance hacia las metas, sirve como recurso e interviene si el trabajo se desvía o se necesita que se le enfoque de distinta forma.
• Propietario (Owner): el propietario tiene la responsabilidad global del éxito o fracaso de un proyecto. Él se asegura de que todo el trabajo se lleva a cabo (ya sea por él mismo o delegándolo partes del trabajo a los ayudantes). El propietario decide cuándo y a quién más incorporar al proyecto y reporta al administrador. Solo puede haber un propietario de cualquier proyecto o meta.
• Consultor (Consultant): los consultores son como los asesores: siempre ofrecen insumos o aprobación en las partes de un proyecto que requieren de su conocimiento particular.
• Ayudante (Helper): los ayudantes ayudan con el trabajo o hacen parte del mismo.
• Aprobador (Approver): el Aprobador firma todas las decisiones antes de que sean finales. Puede ser la misma persona que el administrador, pero podría también ser un director ejecutivo, un socio externo, un donante o el presidente de la junta.

El modelo MOCHA le brinda a su equipo una estructura clara pero flexible para cada proyecto. Si asigna roles MOCHA a cada meta o proyecto individual desde el principio, el propietario sabrá en quien confiar para conseguir ayuda y consejos, quién debe manejar y aprobar el trabajo, y todos entenderán quien es finalmente responsable por impulsar el proyecto hacia su compleción.

Este modelo también acepta la flexibilidad dentro de los equipos y entre ellos. Cuando se trata de un pequeño equipo de comunicaciones (o una sola persona a cargo), esta(s) podrían sentirse abrumadas e inseguras de a quién pueden pedir ayuda. Al identificar claramente quiénes en la organización están asignados para ser ayudantes, consultores, administradores o aprobadores, los equipos podrán ampliarse para cubrir la carga laboral que se necesita hacer cuando se deba hacer.

El otro beneficio de asignar roles MOCHA a cada proyecto es que le permite evaluar la capacidad interna de cada miembro del personal con mayor claridad, y si realistamente tienen el tiempo para alcanzar sus metas y tareas. Si aplica el MOCHA a sus cinco metas y una persona es la propietaria de todas las cinco y no se ha asignado ningún ayudante, entonces dicha persona casi con toda seguridad va a fracasar. Sin embargo, si lo hace con cada meta y nadie se siente sobrecargado en exceso, o al examinar la carga laboral de todos ve que no se han inscrito en demasiadas cosas, entonces el trabajo probablemente será bien hecho y a tiempo.

Su turno: Roles, responsabilidades y fechas límite MOCHA

Revise su plan de comunicaciones y asigne roles MOCHA a cada meta, así como a toda gran estrategia o proyecto individual que haya sido identificado dentro de cada una de ellas.

Viendo la lista completa de responsabilidades y fechas límite MOCHA, hágase las siguientes preguntas:

Rendición de cuentas del personal y priorización

Independientemente de cómo organice finalmente su equipo y asigne los roles, es importante que cada persona entienda claramente qué es su responsabilidad completar, cómo encaja eso en el plan global de comunicaciones, y que sepan a quién y cuándo pedir ayuda si les parece que no podrán cumplir sus metas a tiempo.

Considere tener reuniones programadas con regularidad con todos los involucrados para que reporten su avance, identifiquen tempranamente todo problema que tengan, y hagan una lluvia de ideas sobre cómo resolverlos o evitarlos. Podría también querer efectuar revisiones o seguimientos individuales con todos los miembros claves del personal o con los voluntarios. Intente formar un equipo que sea creativo y tome bien las críticas: no critique a una persona por haber fallado y esfuércese más bien por crear un ambiente en donde se sientan libres de admitir los errores y de trabajar juntos para resolver los problemas y avanzar como equipo hacia sus metas.

Inevitablemente habrá momentos en que habrá demasiado que hacer y el equipo de comunicaciones necesitará priorizar algunas tareas, al mismo tiempo que hace a un lado a otras. Hacer esto de forma abierta y transparente, sobre la base de que ha identificado sus metas, ayudará a su equipo a comprender qué tarea priorizar y por qué, de modo tal que las cosas más importantes se realicen y avancen al máximo hacia sus metas como una organización.